Skuteczny CRM nie musi być drogi

Wchodzimy w to, czyli o poszukiwaniach słów kilka

Klamka zapadła, decyzja podjęta – wprowadzamy CRM. Wydaje się, że jesteśmy już na finiszu. Niestety nic bardziej mylnego, ponieważ sama decyzja o wdrożeniu systemu CRM to dopiero początek drogi. Najważniejsze dopiero przed nami. Decydując się na „wejście w CRM” wiemy doskonale, że jest to system zarządzania relacjami z klientem, który ma na celu lepsze poznanie klienta i jego potrzeb oraz dostosowanie usług/produktów do potrzeb klientów. W teorii wszystko wydaje się proste, bo przecież każdy system ma prowadzić do tego samego celu. Jednak teoria teorią, a praktyka swoje. Jak w każdym przypadku cel można osiągnąć za pośrednictwem różnorodnych narzędzi, praktyk czy zachowań. Tak jest i również w przypadku systemów CRM. Chociaż przyświeca im ten sam cel (skuteczne zarządzanie relacjami z klientem), to droga do tego celu w przypadku każdego przedsiębiorstwa będzie odmienna. Wielu pewnie zdziwi takie podejście, część osób być może nawet oburzona powie, że jest to nieprawdą. Jednak jeżeli zapytalibyśmy jednego bądź drugiego czy istnieją chociażby dwie identyczne firmy to zdecydowana większość z absolutną pewnością odpowie, że oczywiście, tak jak najbardziej, a na potwierdzenie swoich przekonań może nawet wymienić je z nazwy.

Sytuacja komplikuje się w momencie, gdy poprosimy o szczegółowe zestawienie dwóch deklarowanych wcześniej podmiotów. Wówczas dopiero wychodzą na światło dzienne różnice, bo być może firma A i B działają w tej samej branży, ale oprócz tego różni je prawie wszystko. Od ilości klientów, pracowników, ilości produktów lub usług, a chociażby na metodach zarządzania kończąc. Ten prosty przykład jest odpowiedzią na panujące powszechnie przekonanie, że każdy system CRM to tak naprawdę to samo. Firmy zajmujące się tworzeniem i wdrażaniem systemów CRM często spotykają się z prośbą o polecenie systemu CRM np. dla małej bądź dużej firmy. Takie podejście właścicieli firm bądź managerów zajmujących się tym aspektem działalności firmy świadczy niestety o braku rzetelnej wiedzy na temat systemów CRM.

Każdy specjalista zajmujący się zagadnieniami związanymi z CRM podpisze się obiema rękami i nogami pod stwierdzeniem, że nie istnieje jeden najlepszy system CRM dla małej czy dużej firmy. W żadnym wypadku nie oznacza to wcale, że małe lub duże firmy nie mogą z systemów CRM korzystać. Wręcz przeciwnie część z tych firm nie tylko może, ale niekiedy nawet powinna korzystać ze wsparcia tego typu systemu.

Pozostaje więc pytanie w jaki sposób szukać właściwego systemu CRM, który będzie najlepszym rozwiązaniem w przypadku naszej firmy. Najprościej rzecz ujmując idealny dla danej firmy system CRM ma być odpowiedzią na jej potrzeby i specyfikę działalności. W związku z powyższym, aby dokonać właściwego wyboru nie pozostaje nic innego jak dokonać dogłębnej analizy danego podmiotu.

W labiryncie pytań, czyli po nitce do kłębka – skrojony na miarę CRM

Pierwsze podstawowe pytanie, dlaczego chcemy wdrożyć prosty CRM dana firma ma już pewnie za sobą, skoro decyzja o wdrożeniu systemu została pozytywnie podjęta. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby decyzję tę po raz kolejny przemyśleć lub spojrzeć na temat z innej perspektywy. Chociażby po to, aby się w niej utwierdzić. Taka dogłębna analiza powinna dostarczyć informacji, jakie cele chcemy osiągnąć poprzez wdrożenie systemu CRM. Z kolei znając te cele będziemy mogli skuteczniej dobrać narzędzia, które mają nam zapewnić realizację naszych założeń.

Jak już wcześniej wspominaliśmy sama wielkość firmy nie jest jedynym czynnikiem decydującym o rodzaju aplikacji CRM, co nie oznacza wcale, że nie ma ona żadnego znaczenia. Wręcz przeciwnie wielkość firmy, jak również rodzaj prowadzonej działalności ma ogromne znaczenie przy wyborze odpowiedniego narzędzia. Zupełnie inne rozwiązania będą stosowane w przedsiębiorstwach zatrudniających 200 lub 10 pracowników. Istotny jest również profil działalności, ponieważ odmienne założenia będą przyjmowane w przypadku firm produkcyjnych, usługowych czy też handlowych. Warto zadać sobie również pytanie jaką ilość klientów, współpracowników dana firma posiada oraz jaki przyrost tej ilości jest planowany, aby wybrać rozwiązanie o wystarczająco pojemnej bazie.

Na etapie wyboru oraz przygotowań warto również zastanowić się m. in. nad tym:

  • jakie dane odnośnie klientów, podmiotów współpracujących chcemy gromadzić
  • jak dotychczas przebiegają procesy obsługi klienta
  • jakie wnioski chcemy wyciągać z gromadzonych danych oraz do jakich analiz będą one wykorzystywane
  • jaka będzie ilość użytkowników systemu oraz jaki będzie zakres ich uprawnień
  • które z dotychczasowych aspektów działalności firmy mają znaleźć odzwierciedlenie w systemie
  • jakich funkcji niestandardowych oczekujemy aktualnie lub w przyszłości od wybranego narzędzia
  • czy chcemy mieć możliwość modyfikacji systemu w trakcie użytkowania

Odpowiedzi na powyższe pytania w końcowym etapie powinniśmy zestawić z wielkością budżetu, jakim dana firma dysponuje lub planuje przeznaczyć na wdrożenie CRM-u, w dzisiejszych czasach już na pewno onlinowego.

Zastaw się a postaw się, czyli o tym czy musi być drogo

Funkcjonalność aplikacji CRM to jedna ze stron medalu. Druga, często bardziej bolesna dla przedsiębiorców, to koszt wdrożenia systemu, jak również koszt jego późniejszego użytkowania. Do większości nowoczesnych rozwiązań informatycznych, zwłaszcza tych dedykowanych do potrzeb danego podmiotu przylgnęła etykietka „Drogie”. Jak praktyka pokazuje jest to często mylne przekonanie, zupełnie niepotrzebnie zniechęcające liczną grupę przedsiębiorców do dogłębnego zainteresowania się tematem systemów wspomagających prowadzenie działalności. Oczywiście jest wiele kosztowych rozwiązań informatycznych. Posiadają one wiele funkcjonalności, umożliwiają niezliczona ilość zestawień i analiz czy też rozbudowywanie bazy klientów firmy do nieskończoności. Pozostaje tylko pytanie czy takie rozwiązanie jest nam niezbędne i czy będziemy w stanie skorzystać z wszystkich tych funkcjonalności. Odpowiedzią na to, jest dogłębna analiza dokonana według wskazówek powyżej. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje narzędzie dostosowane w pełni do jego potrzeb tzw. „skrojone na miarę”, a dodatkowo wydaje na nie tylko tyle ile jest to konieczne.

Nowoczesnym i w dodatku często niskobudżetowym rozwiązaniem są systemy CRM online. W zdecydowanej większości z powodzeniem odpowiadają na potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw. Przedsiębiorca oszczędza na kosztach wdrożenia systemu, jednocześnie również zyskując na niskich opłatach miesięcznych za użytkowanie wybranego narzędzia. Nieocenioną zaletą systemu online jest jego dostępność. Z systemu możemy korzystać z wielu urządzeń, wystarczy jedynie dostęp do sieci Internet. Jednym z przykładów tego typu narzędzi jest miniCRM firmy Ageno. Jedną z najistotniejszych zalet tego systemu jest możliwość samodzielnego przetestowania go zupełnie za darmo i bez podejmowania żadnych zobowiązań. Dzięki temu możesz w praktyce ocenić czy jest to narzędzie odpowiednie dla potrzeb Twojej firmy. Jeżeli wersja bezpłatna jest dla Ciebie zbyt mało funkcjonalna i nie spełnia w pełni Twoich oczekiwań masz do dyspozycji również bardziej rozbudowane wersje systemu w opcji płatnej. MiniCRM jest prostym i intuicyjnym narzędziem, które z powodzeniem dostosujesz do swoich potrzeb poprzez możliwość dodawania własnych pól dodatkowych. Dodatkowo będąc użytkownikiem systemu, nawet w opcji darmowej, masz możliwość zgłaszania sugestii i proponowania rozwiązań odnośnie systemu. Pracując z miniCRM masz pewność, że nie zostaniesz „w tyle”, ponieważ narzędzie jest na bieżąco rozwijane i aktualizowane, aby dostosowywać się do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości. W przypadku jakichkolwiek pytań lub trudności zawsze możesz liczyć również na niezawodne wsparcie poprzez pomoc online oraz profesjonalny support.

Zanim zdecydujesz się na zakup systemu CRM online działającego w chmurze (SaaS – taki sposób rozliczania stosuje np Google w swoim Google Drive czy Dropbox) dla swojej firmy wypróbuj również niskobudżetowe rozwiązania dostępne na rynku. Dzięki temu zyskasz możliwość przetestowania czym jest CRM w praktyce, a także utwierdzisz się w przekonaniu jakie funkcjonalności są dla Ciebie najistotniejsze. Rejestracja do miniCRM » potrwa nie więcej niż kilka łyków pysznej kawy, a czemu przy tej kawce oprócz doznań smakowych nie zaczerpnąć i nowych doświadczeń. Szczegółów szukaj na miniCRM.pl, oraz na firmowym blogu.

Ten wpis powstał dzięki pomocy ekipy z bloga djx.pl.

www.FajnyBiznes.pl: admin

Tekst byl ciekawy? Udostepnij go!

Czekamy na Twój komentarz!

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *