Organizacja konferencji w dobie koronawirusa

Organizacja konferencji zawsze stanowi poważne wyzwanie. Przygotowanie całego wydarzenia zgodnie z zamysłem organizatora wymaga włożenia dużej ilości pracy, a także poświęcenia czasu. Tymczasem w dobie koronawirusa organizacja konferencji staje się jeszcze trudniejsza, ze względu na konieczność zapewnienia odpowiednich warunków sanitarnych uczestnikom spotkania.

Regulamin uczestnictwa

Konferencje to zazwyczaj imprezy zamknięte, na które albo obowiązują zapisy, albo są skierowane do konkretnej grupy osób. Zawsze jednak dobrze jest sporządzić regulamin uczestnictwa w konferencji, natomiast w czasie epidemii takie działanie staje się wręcz koniecznością.

W regulaminie dobrze jest zawrzeć podstawowe wymogi wobec uczestników – potrzebę zakrywania ust i nosa, dezynfekcji rąk czy zachowania dystansu społecznego, czyli odległości minimum 1,5 metra.

Każdy uczestnik konferencji powinien zapoznać się z regulaminem i podpisać go. Na jego podstawie możemy wymagać od uczestników przestrzegania wszelkich zasad sanitarnych, a niekonsekwentnych gości dyscyplinować.

Środki higieny

Organizator konferencji zobowiązany jest dostarczyć uczestnikom wszelkie środki, które pozwalają zachować higienę. Mowa tutaj głównie o płynach do dezynfekcji rąk, a także rezerwowych maseczkach na wypadek, gdyby ktoś zapomniał wziąć swoją bądź uległaby ona zniszczeniu. Dodatkowo organizator powinien zadbać o to, aby między miejscami siedzącymi został zachowany dystans 1,5 metra.

Może to oznaczać, że na sali zmieści się mniej osób niż zazwyczaj, jednak jest to konieczne ze względu na potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa. Konferencja powinna odbywać się w pomieszczeniu, w którym znajdują się okna, tak aby móc w każdej chwili wywietrzyć salę konferencyjną.

Dobrze, gdy uczestnicy konferencji jak najrzadziej korzystają ze wspólnych przedmiotów, na przykład długopisów. O wiele bezpieczniej jest każdemu na wejściu wręczyć pakunek z rzeczami niezbędnymi do udziału w konferencji, aby ograniczyć przenoszenie zarazków na przedmiotach.

Konferencja online

Aby móc zorganizować konferencję w dobie koronawirusa, należy śledzić wszelkie obostrzenia, jakie nakłada na nas władza. W przypadku niemożliwości zorganizowania spotkania, na przykład ze względu na ograniczoną liczbę osób mogących brać udział w zgromadzeniu, konieczne jest przesunięcie terminu konferencji. Zawsze jednak można zorganizować spotkanie online.

W tym celu należy znaleźć platformę, która będzie w stanie obsłużyć określoną liczbę uczestników konferencji oraz ewentualnie wyposażyć ich w odpowiedni sprzęt, który umożliwi im udział w spotkaniu. Konferencje online stały się już bardzo popularne wśród lekarzy, prawników czy ekonomistów.

Niektórzy, w strachu o własne bezpieczeństwo rezygnowali z udziału w konferencjach stacjonarnych, dlatego o wiele lepszym rozwiązaniem jest dziś organizacja konferencji online.

Określenie agendy spotkania oraz zasad uczestnictwa z pewnością nie wpłynie na jakość konferencji, natomiast forma organizacji konferencji może zwiększyć zainteresowanie nią.

Więcej informacji znajdziesz na Nadmorski.pl

www.FajnyBiznes.pl: www.FajnyBiznes.pl

Tekst byl ciekawy? Udostepnij go!

Czekamy na Twój komentarz!

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *