Czy digitalizacja dokumentów może być przeprowadzona w każdej firmie

Pozornie, przestawienie się z dokumentacji papierowej na elektroniczną wydaje się prostym zadaniem. W rzeczywistości jest to jednak złożony proces i zdecydowanie do jego przeprowadzenia potrzeba więcej niż skaner. Wymagane są odpowiednie kompetencje, infrastruktura, cierpliwość, dysponowanie trwałymi nośnikami danych. Warto zadawać sobie sprawę z tego, że samo digitalizowanie dokumentów nie ułatwi na od razu pracy. Konieczne jest bowiem jeszcze właściwe uporządkowanie plików, opisanie ich. Dopiero tak stworzona baza informacji jest gotowa do użycia. Digitalizacja jest więc pierwszym krokiem, który należy podjąć w celu stworzenia profesjonalnego, elektronicznego archiwum.

Digitalizacja a cyfryzacja?

Zanim zaplanujemy proces digitalizacji w swojej firmie, warto dowiedzieć się, co właściwie kryje się pod tym pojęciem. Notorycznie jest ono bowiem mylone z pojęciem cyfryzacji. To duży błąd, bo chociaż oba terminy dotyczą w pewien sposób nowoczesnego postrzegania informacji, zarządzania danymi i ich przepływu, jest między nimi kilka zasadniczych różnic. O cyfryzacji w kontekście przedsiębiorstwa mówi się, gdy wdrożona została infrastruktura sieciowa i internetowa. Dzięki niej pracownicy sprawnie wymieniają się danymi, tworzą sieć kontaktów, mogą bez problemu razem tworzyć zasoby elektroniczne i przekazywać do nich dostęp innym. Z kolei z digitalizacją mamy do czynienia, gdy dokument (może to być nie tylko papierowa umowa, ale również fotografia czy nawet dźwięk) zostaje przekształcony na plik elektroniczny. Jak łatwo się domyślić, zeskanowanie umowy to digitalizacja, nie cyfryzacja. Dzięki cyfryzacji możemy tym elektronicznym dokumentem się wymieniać, udostępniać i tworzyć na jego bazie inne informacje o charakterze elektronicznym.

W jakiej firmie można przeprowadzić digitalizację?

Proces digitalizacji można przeprowadzić w każdej firmie. Najpierw jednak należy określić strategię działania, biorąc pod uwagę wielkość przedsiębiorstwa i ilość dokumentów, którymi ono dysponuje. Konieczne jest podjęcie decyzji – czy digitalizacją dokumentów chcemy zająć się samodzielnie, czy zlecić to profesjonalnej firmie, takiej jak Rhenus Data Office Polska. Pierwsze rozwiązanie ma sens właściwie tylko w przypadku bardzo małej firmy. Większe przedsiębiorstwa muszą liczyć się z tym, że proces obejmuje wiele działań, takich jak:

  1. przygotowanie stanowiska;
  2. zebranie dokumentacji;
  3. wybór nośnika, na którym będą przechowywane dane po digitalizacji dokumentów;
  4. dokładne, cierpliwe skanowanie dokumentacji przy użyciu urządzenia wysokiej klasy;
  5. zadbanie o zabezpieczenie elektronicznych informacji.

Spełnienie wszystkich tych wymogów to czasochłonne zadanie. Dodatkowo, konieczne jest posiadanie określonych kompetencji w branży usług informatycznych oraz archiwizowania dokumentacji elektronicznej. Zarówno małe, jak też i większe firmy mogą w tym przypadku skorzystać z pomocy specjalisty.

Profesjonalna usługa digitalizacji dokumentów

Plusem korzystania z zewnętrznej pomocy jest kompleksowość usługi. Digitalizacja to ogromne korzyści dla firmy (oszczędność miejsca, większe bezpieczeństwo danych, upłynnienie procesów w firmie, łatwy dostęp do dowolnego dokumentu), ale można z nich korzystać w pełni tylko, jeśli dokumentacja jest uporządkowana. Kolejną sprawą jest zabezpieczenie nośników. To prawda, że są bardziej odporne na zniszczenia niż papier, ale nadal musimy dbać o nie w odpowiedni sposób. Firmy, oferujące digitalizację dokumentów, nierzadko w swojej ofercie mają usługę archiwizacji danych elektronicznych. oraz bezpieczne przechowywanie nośników. Rozwinięta infrastruktura, nowoczesne oprogramowania, właściwa temperatura i wilgotność pomieszczeń do przechowywania danych – na takie warunki firmy zazwyczaj nie są w stanie sobie pozwolić.

Digitalizacja dokumentów to krok, który pozwoli w pełni korzystać z zasobów firmy, kontrolować je oraz usprawnić przepływ akt między pracownikami. Z tego procesu może z sukcesem skorzystać każde przedsiębiorstwo, bez względu na jego wielkość lub branżę, w jakiej działa.

www.FajnyBiznes.pl: www.FajnyBiznes.pl

Tekst byl ciekawy? Udostepnij go!

Czekamy na Twój komentarz!

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *